Gestion de crise
Retrouvez dans cette page des pistes de réflexion, des actions que vous pouvez mener pour gérer la crise que vous traversez, que nous traversons tous.
Auprès de vos clients. Auprès de vos partenaires.
Que vous soyez wedding-planners, photographes, lieux de réception, wedding-designers, videastes, DJ… il y aura des exemples de ce que nous nous appliquons à nous mêmes et qui est bien accueillis par nos clients.
Mise à jour de cette page le 19 Avril 2020.
Pour les Wedding-Planners
Que faire en cas d’annulation de mariage ?
Malgré vos discussions et propositions, vos clients souhaitent annuler leur mariage.
Gardez en tête qu’ils ne le font pas de gaieté de coeur. Ce choix leur est personnel. Et engendre beaucoup plus de stress que vous ne l’imaginez.
Que faire avec vos clients lorsqu’ils souhaitent annuler?
En cas de force majeure
Si vous ne savez pas ce qu’est le cas de force majeure ni comment il peut s’appliquer, nous vous invitons à vous référer à notre section « que dit la loi »
Si un travail a déjà été effectué :
Se réferer aux CGV ou convenir d’une solution à l’ambiable au vue des circonstances exceptionnelles qui soit fairplay pour les deux parties. En toute logique, les acomptes sont dûs car le travail a déjà commencé.
Si aucun travail n’a été effectué depuis la signature du contrat :
Se référer à notre page « que dit la loi », section 3.
Hors cadre de la force majeure
Si vous ne savez pas ce qu’est/ n’est pas un cas de force majeure ni comment il peut s’appliquer, nous vous invitons à vous référer à notre section « que dit la loi »
Cela devient alors très simple : il suffit de vous référer aux contrat et conditions générales de vente que vous avez signé avec vos clients.
Car il s’agit d’une annulation classique.
Pensez à vous référer à notre page « Que dit la loi »
Vous vous entendez sur un report de mariage, mais…
Que proposer à vos clients lorsqu’ils souhaitent reporter leur mariage :
- choix de la date
- surcharge de travail ou non
- facturation du temps de travail complémentaire (pour les wedding-planners)
Ces propositions sont des pistes de réflexion. Elles ne sont valables que dans un cadre défini, et doivent toujours s’accorder à votre métier, vos contrats et ce que dit la loi.
Basse Saison
Afin de pouvoir contrôler le calendrier 2021, vous pouvez proposer une basse saison et une saison haute. Par exemple : d’Octobre à Mai.
Avec changements :
Nouvelle facturation. Faire un devis sur mesure à vos clients en fonction des changements souhaités, ou alors proposé un certain % sur le prix de votre prestation initialement facturé.
Les clients payent une partie du solde à la date initiale du mariage (ce qui maintient votre cash flow sur 2020, et ainsi maintenir à flots votre entreprise, et le solde (+ extra-work fee éventuel) le jour du mariage reporté.
Sans changement :
Le wedding planner peut décider de proposer à ses clients de ne facturer aucun travail supplémentaire si tout a déjà été organisé / sera organisé comme prévu sans revenir sur des postes déjà engagés à la date initiale du mariage.
Les clients payent une partie du solde à la date initiale du mariage (ce qui maintient votre cash flow sur 2020, et ainsi maintenir à flots votre entreprise, et le solde le jour du mariage reporté.
Haute saison
Afin de pouvoir contrôler le calendrier 2021, vous pouvez proposer une basse saison et une saison haute. Par exemple : de Juin à Septembre
Avec changements :
Nouvelle facturation. Faire un devis sur mesure à vos clients en fonction des changements souhaités, ou alors proposé un certain % sur le prix de votre prestation initialement facturé.
Les clients payent une partie du solde à la date initiale du mariage (ce qui maintient votre cash flow sur 2020, et ainsi maintenir à flots votre entreprise, et le solde avec tarif Haute saison (+ extra-work fee éventuel) le jour du mariage reporté.
Sans changement :
Le wedding planner peut décider de proposer à ses clients de ne facturer aucun travail supplémentaire si tout a déjà été organisé / sera organisé comme prévu sans revenir sur des postes déjà engagés à la date initiale du mariage.
Les clients payent une partie du solde à la date initiale du mariage (ce qui maintient votre cash flow sur 2020, et ainsi maintenir à flots votre entreprise, et le solde avec tarif haute saison le jour du mariage reporté.
Vos clients ont choisi une date où vous êtes déjà booké.e
C’est la situation qui nous désespère autant qu’elle nous attriste. Mais vous devez faire face et vous avez des solutions.
Travailler vos doublons de dates.
Voici quelques pistes de réflexion.
Proposer une coordination afin de vous faire remplacer le jour du mariage.
Vous (le wedding-planner) allez devoir choisir un.e confrère/consoeur et l’engager en sous-traitance.
Le-la Coordinateur-trice travaille alors sous votre nom d’agence. Vous devrez alors définir un cadre de relation entre vous. Un contrat devra être établi entre vous.
Vous ne facturerez aucun supplément sur ce point précis à vos clients puisqu’ils ont signé un contrat d’organisation assorti d’une coordination de mariage.
À vous de trouver un terrain d’entente avec le wedding-planner que vous engagerez pour assurer la coordination du mariage que vous avez organisé.
Enfin, pensez à organiser un rendez-vous de présentation avec les clients de votre assistant de coordination, mais aussi un rendez-vous technique sur site avec tous les professionnels.
Vos clients refusent que vous vous fassiez remplacer.
Travailler d’autre propositions de dates une dernière fois.
Ne jamais abandonner des clients avec lesquels vous aviez signé avant.
Si le refus se confirme, vous entrez dans la cas d’une annulation de contrat. Force majeur / Non force majeure. Pensez à consulter notre section « que dit la loi » et consulter votre avocat spécialisé. Vous avez aussi la possibilité de consulter un médiateur d’entreprise, gratuitement. Service mis en place par certaines Chambres de Commerce et de l’Industrie.